เอกสารที่ฟรีแลนซ์ใช้รับงาน มีอะไรบ้าง (มากกว่าใบเสนอราคา)
สำหรับฟรีแลนซ์ที่ต้องการทำงานอย่างมืออาชีพ การเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนเมื่อติดต่อกับลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพราะนอกจากจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือแล้ว ยังช่วยลดปัญหาความเข้าใจผิด และทำให้การรับงานมีความราบรื่น
โดยเอกสารที่ฟรีแลนซ์ต้องออกให้ผู้ว่าจ้าง ได้แก่:
- ใบเสนอราคา (Quotation)
- สัญญาจ้างงาน
- ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
- ใบเสร็จรับเงิน / บิลเงินสด (Receipt)
- ใบส่งมอบงาน
1. ใบเสนอราคา (Quotation)
ใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่ใช้เสนอราคาสำหรับงานที่ลูกค้าสอบถามเข้ามา โดยจุดประสงค์คือเพื่อให้ลูกค้าเห็นขอบเขตงานที่จะทำ ราคาที่ต้องจ่าย และเงื่อนไขเบื้องต้นต่าง ๆ ก่อนตกลงเริ่มงานจริง การมีใบเสนอราคาที่ชัดเจนช่วยลดความสับสน ลดความเสี่ยงเรื่องลูกค้าต่อราคาไม่จบ หรือเข้าใจผิดเรื่องขอบเขตงาน และยังทำให้การทำงานดูมีระบบมากขึ้น
สิ่งที่ควรมี:
- ชื่อ/โลโก้ของฟรีแลนซ์หรือชื่อธุรกิจ
- วันที่ออกใบเสนอราคา
- รายละเอียดของงานหรือบริการที่เสนอ
- จำนวนเงินรวม (ระบุชัดเจนว่าเป็นราคาก่อนหรือหลังภาษี)
- เงื่อนไขการชำระเงิน (มัดจำ / งวด / จ่ายเต็ม)
- ระยะเวลาทำงานโดยประมาณ
- ช่องทางติดต่อ เช่น อีเมล เบอร์โทร เว็บไซต์
2. สัญญาจ้างงาน
สัญญาจ้างงานเป็นเอกสารสำคัญที่ฟรีแลนซ์ควรจัดทำขึ้นเอง แล้วส่งให้ลูกค้าตรวจสอบและลงนามก่อนเริ่มงานจริง โดยในสัญญาจะกำหนดรายละเอียดงาน ขอบเขตความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย เงื่อนไขการจ่ายเงิน และข้อตกลงเกี่ยวกับลิขสิทธิ์หรือการแก้ไขงาน เพื่อป้องกันความขัดแย้งในอนาคต
สิ่งที่ควรมี:
- ชื่อและข้อมูลติดต่อของฟรีแลนซ์และลูกค้า
- รายละเอียดของงานที่ต้องทำ (Scope of Work)
- กำหนดส่งงานหรือระยะเวลาทำงาน
- ค่าจ้างและเงื่อนไขการชำระเงิน (มัดจำ งวด หรือหลังจบงาน)
- ข้อกำหนดเกี่ยวกับการแก้ไขงาน (จำนวนครั้ง และกรอบเวลา)
- เงื่อนไขการยกเลิกสัญญา
- ลิขสิทธิ์ของงาน (ใครถือครองสิทธิหลังส่งงาน)
- ช่องทางการติดต่อและการส่งงาน
- ลายเซ็นของทั้งสองฝ่ายพร้อมวันที่
3. ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
ใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งที่ต้องออกให้ลูกค้าหลังจากส่งงานแล้ว หรือใช้เพื่อเรียกเก็บค่าจ้างในแต่ละงวด โดยใบแจ้งหนี้ถือเป็นหลักฐานสำคัญว่าฟรีแลนซ์ได้ส่งงานครบตามข้อตกลง และใช้ประกอบการบันทึกบัญชีรายรับของทั้ง 2 ฝ่าย
สิ่งที่ควรมี:
- หมายเลขใบแจ้งหนี้ (รันเลขตามลำดับเพื่อบันทึกบัญชี)
- วันที่ออกใบแจ้งหนี้
- ชื่อ/ที่อยู่ของทั้ง 2 ฝ่าย
- รายการรายละเอียดงานหรือบริการ
- ยอดเงินรวมที่ต้องชำระ (ระบุชัดเจนเรื่องภาษี เช่น VAT หรือไม่มี)
- เงื่อนไขการชำระเงิน (ภายในกี่วัน / ช่องทางโอน)
- ข้อมูลบัญชีธนาคารของผู้รับเงิน
- เบอร์โทร/อีเมลของผู้ส่ง
4. ใบเสร็จรับเงิน / บิลเงินสด (Receipt)
หลังจากได้รับเงินจากลูกค้า ฟรีแลนซ์ควรออกใบเสร็จรับเงินเพื่อยืนยันว่าการชำระเงินเสร็จสิ้นแล้ว ใบเสร็จนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในเชิงภาษี เพราะเป็นหลักฐานที่ลูกค้าสามารถใช้บันทึกค่าใช้จ่ายทางบัญชีได้ โดยเฉพาะหากลูกค้าเป็นองค์กรหรือบริษัท
สิ่งที่ควรมี:
- หมายเลขใบเสร็จ (ควรรันลำดับต่อเนื่อง)
- วันที่ออกใบเสร็จ
- รายละเอียดของงานหรือบริการที่ชำระเงินแล้ว
- จำนวนเงินที่ได้รับ (ระบุรวมภาษีหรือไม่)
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ชำระเงิน (ลูกค้า)
- ชื่อและที่อยู่ของผู้รับเงิน
- ช่องทางการชำระเงิน (เงินสด / โอนบัญชี / QR Code)
- ลายเซ็นของผู้รับเงิน
หมายเหตุ: หากยอดเงินเกิน 30,000 บาท และลูกค้าต้องใช้เอกสารภาษีที่สมบูรณ์ อาจต้องออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ (ต้องจด VAT)
5. ใบส่งมอบงาน
แม้จะไม่เป็นทางการเท่าอย่างอื่นที่กล่าวไป แต่ใบส่งมอบงานถือเป็นหลักฐานว่าฟรีแลนซ์ได้ส่งมอบงานครบถ้วนตามข้อตกลง โดยเฉพาะงานที่มีหลายงวดหรือแบ่งเป็นหลายเฟส การมีใบนี้จะช่วยยืนยันว่าได้ส่งส่วนใดไปแล้วบ้าง
สิ่งที่ควรมี:
- ชื่อโปรเจกต์หรืองานที่เกี่ยวข้อง
- รายการงานที่ส่ง (เช่น ไฟล์งาน, รายงาน, ลิงก์)
- วันที่ส่งมอบ
- ช่องให้ลูกค้าลงชื่อหรือยืนยันการรับงาน (ถ้ามี)
- หมายเหตุหรือคำอธิบายเพิ่มเติม เช่น รอรีวิว/ส่งฉบับแก้ไขในรอบถัดไป
โบนัส: หนังสือรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เป็นเอกสารที่ลูกค้าผู้ว่าจ้างจะต้องออกให้ฟรีแลนซ์หากมีการจ้างงานในนามบริษัท ซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องแจ้งให้ผู้ว่าจ้างทราบหากไม่ได้รับ
สิ่งนี้เป็นสิ่งสำคัญในการใช้เป็นหลักฐานว่าได้ถูกหักภาษีไว้แล้วตามอัตราที่กฎหมายกำหนด เช่น 3% หรือ 5% ตามลักษณะงาน และใช้แนบในการยื่นภาษีรายปีเพื่อนำไปเครดิตภาษีคืนได้
สิ่งที่ควรมี:
- ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ว่าจ้าง (ลูกค้า)
- ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ทำงาน
- รายละเอียดค่าจ้างที่จ่าย (เช่น 100,000 บาท)
- อัตราภาษีที่หัก (เช่น 3%) และจำนวนเงินที่หัก (เช่น 3,000 บาท)
- วันที่จ่ายเงิน
- เลขที่เอกสารและลายเซ็นของผู้ว่าจ้าง
- ชื่อของหน่วยงานผู้ออก (เช่น บริษัท, องค์กร)
- ปีภาษีที่เกี่ยวข้อง
โปรแกรมออกใบเสนอราคาและอื่นๆ ออนไลน์
หากท่านกำลังมองหาโปรแกรมออกใบเสนอราคาและเอกสารอื่นๆ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ สามารถใชเบริการโปรแกรมทำใบเสนอราคา ERPPOP ของเราได้ ซึ่งเป็นโปรแกรมออนไลน์ ใช้งานสะดวก มาพร้อมกับฟังก์ชั่นที่ครบครัน ไม่ว่าจะเป็น ระบบคำนวนต่างๆ การจัดการเอกสาร ระบบจัดการข้อมูล รวมไปถึงการรายงานผลต่างๆ ในหน้า Dashboard
สนใจติดต่อเราวันนี้ โทร 0818390789 หรือคลิกที่ปุ่มด้านล่างเพื่อทดลองใช้งานฟรี
