30 สูตร Excel สำหรับทำบัญชีและคำนวณยอดขาย

โปรแกรม Excel นั้นถือเป็นโปรแกรมที่จำเป็นอย่างมากสำหรับผู้ที่ต้องการทำบัญชี คำนวณตัวเลขต่างๆ เช่น รายรับ รายจ่าย ยอดขายโดยรวมเป็นต้น แต่การที่จะใช้งานให้ได้เต็มประสิทธิภาพนั้น เราจำเป็นต้องรู้สูตรต่างๆ ที่จำเป็นเพื่อใช้ในการคำนวณ

บทควมนี้ เราได้รวบรวมสูตร Excel ต่างๆ ที่จำเป็นไว้แล้วทั้งหมด 30 สูตร แบ่งตามประเภทการใช้งาน ดังนี้:

A. พื้นฐานที่ต้องใช้ทุกวัน

1. SUM(range) — รวมยอดตัวเลข

ใช้สำหรับรวมตัวเลขในช่วงที่กำหนด เช่น ยอดขาย ยอดค่าใช้จ่ายทั้งหมด

ตัวอย่าง: = SUM(A1:A10) จะรวมค่าจาก A1 ถึง A10 แล้วได้ผลรวมรวมออกมา

2. AVERAGE(range) — หาค่าเฉลี่ย

ใช้หาค่าเฉลี่ยของชุดข้อมูล เช่น หาค่าเฉลี่ยค่าใช้จ่ายรายเดือน

ตัวอย่าง: =AVERAGE(B1:B10) จะบอกว่าค่าเฉลี่ยของ B1 ถึง B10 คือเท่าไหร่

3. COUNT(range) — นับจำนวนช่องที่มีตัวเลข

นับเฉพาะเซลล์ที่มี “ตัวเลข” อยู่จริง ๆ เท่านั้น (ไม่รวมข้อความ)

ตัวอย่าง: =COUNT(C1:C100) นับจำนวนตัวเลขที่กรอกอยู่ในช่วง C1 ถึง C100

4. COUNTA(range) — นับจำนวนช่องที่มีข้อมูล

นับทุกช่องที่มีข้อมูล (ตัวเลข + ตัวหนังสือ) เช่น นับจำนวนใบเสร็จที่บันทึกไว้

ตัวอย่าง: =COUNTA(D1:D50) จะนับว่ามีกี่ช่องที่มีข้อมูลในช่วง D1-D50

5. ROUND(number, num_digits) — ปัดเศษตัวเลข

ใช้ปัดเศษตัวเลขให้ได้ทศนิยมตามที่ต้องการ เช่น ปัดค่าเงินให้เหลือ 2 ตำแหน่ง

ตัวอย่าง: =ROUND(E1, 2) จะปัดค่าใน E1 ให้มีแค่ 2 ตำแหน่งทศนิยม เช่น 123.456 → 123.46

6. ROUNDUP(number, num_digits) — ปัดขึ้นเสมอ

แม้เลขทศนิยมจะน้อยก็ตาม จะบังคับให้ “ปัดขึ้น” เสมอ

ตัวอย่าง: =ROUNDUP(F1, 0) ปัดขึ้นเป็นจำนวนเต็ม เช่น 2.01 → 3

7. ROUNDDOWN(number, num_digits) — ปัดลงเสมอ

ไม่ว่าเศษจะเท่าไหร่ ก็ปัดลง

ตัวอย่าง: =ROUNDDOWN(G1, 0) ปัดลงเป็นจำนวนเต็ม เช่น 2.99 → 2

B. ฟังก์ชั่นจัดการข้อมูลวันที่และเวลา

8. TODAY() — แสดงวันที่ปัจจุบัน

ไม่มี argument ใด ๆ แสดงวันที่ปัจจุบันอัตโนมัติ เช่น 25/04/2025 เหมาะกับใช้ในใบเสร็จ บันทึกวันทำรายการ

9. NOW() — แสดงวันที่และเวลาปัจจุบัน

นอกจากวันที่ ยังบอกเวลาแบบ real-time ด้วย เช่น 25/04/2025 14:32 เหมาะกับระบบที่ต้องจับเวลาธุรกรรม

10. DATEDIF(start_date, end_date, unit) — คำนวณส่วนต่างวัน

หา “จำนวนวัน เดือน หรือปี” ระหว่างสองวันที่กำหนด

ตัวอย่าง: =DATEDIF(A1, B1, “D”) — หาจำนวนวันระหว่างวันเริ่มและวันสิ้นสุด (หน่วย “D” = วัน, “M” = เดือน, “Y” = ปี)

11. YEAR(date) / MONTH(date) / DAY(date) — ดึงข้อมูลจากวันที่

• =YEAR(A1) ดึงปีจากช่อง A1 เช่น 2025
• =MONTH(A1) ดึงเดือนจากช่อง A1 เช่น 4 (เมษายน)
• =DAY(A1) ดึงวันจากช่อง A1 เช่น 25

12. EOMONTH(start_date, months) — หาวันสุดท้ายของเดือน

ตัวอย่าง: =EOMONTH(A1, 0) เอาวันสุดท้ายของเดือนเดียวกับวันที่ใน A1

C. สำหรับตรวจกฎเกณฑ์และเงื่อนไข

13. IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) — เงื่อนไขพื้นฐาน

ตัวอย่าง: =IF(A1>1000, “เกิน”, “ไม่เกิน”) ถ้า A1 > 1000 แสดง “เกิน”, ถ้าไม่ใช่แสดง “ไม่เกิน”

14. IFERROR(value, value_if_error) — จัดการกรณีเกิด Error

ช่วยจับและจัดการกับข้อผิดพลาด เช่น #DIV/0! ที่เกิดจากการหารศูนย์

ตัวอย่าง: =IFERROR(A1/B1, “Error”) ถ้าหารไม่ได้ จะแสดงว่า “Error” แทน

15. IFS(logical_test1, value1, logical_test2, value2, …) — หลายเงื่อนไขแบบง่าย

ตัวอย่าง: =IFS(A1>1000,”สูง”, A1>500,”กลาง”, TRUE,”ต่ำ”) แสดงคำต่างๆ เช่น สูง กลาง ต่ำ ตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ อ้างอิงจากข้อมูลที่อยู่ในช่อง A1

D. สูตรจัดกลุ่มและวิเคราะห์ข้อมูล

16. SUMIF(range, criteria, [sum_range]) — รวมยอดตามเงื่อนไขเดียว

ตัวอย่าง: =SUMIF(A1:A10, “>500”, B1:B10) รวม B1:B10 เฉพาะที่ A1:A10 มีค่ามากกว่า 500

17. SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, …) — รวมยอดหลายเงื่อนไข

ตัวอย่าง: =SUMIFS(C1:C10, A1:A10, “ขาย”, B1:B10, “>1000”) รวมยอดขายเฉพาะที่เป็นหมวด “ขาย” และยอด >1000

18. COUNTIF(range, criteria) — นับจำนวนตามเงื่อนไขเดียว

ตัวอย่าง: =COUNTIF(A1:A100, “ชำระแล้ว”) นับรายการที่สถานะเป็น “ชำระแล้ว”

19. COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, …) — นับจำนวนตามหลายเงื่อนไข

ตัวอย่าง: =COUNTIFS(A1:A100,”ชำระแล้ว”,B1:B100,”>1000″) นับเฉพาะยอดที่ “ชำระแล้ว” และมากกว่า 1000 บาท

E. สำหรับดึงข้อมูลเฉพาะเจาะจง

20. VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

ใค้นหาข้อมูลแนวตั้ง เช่น หาเบอร์โทรลูกค้า (สำหรับ [range_lookup] มี ค่า คือ TRUE และ False TRUE คือ ค้นหาใกล้เคียง (ใช้กับข้อมูลที่เรียงจากน้อยไปมาก) หาก FALSE คือ ค้นหาค่าที่ตรงกันเป๊ะ)

ตัวอย่าง: =VLOOKUP(“สินค้า A”, A2:D10, 2, FALSE) ค้นหา “สินค้า A” ในคอลัมน์แรก แล้วเอาข้อมูลจากคอลัมน์ที่ 2 มาแสดง

21. HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

เหมือน VLOOKUP แต่หาข้อมูลแนวนอน

22. INDEX(array, row_num, [column_num]) + MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

ใช้คู่กันเพื่อค้นหาข้อมูลแบบยืดหยุ่นกว่า VLOOKUP

ตัวอย่าง: =INDEX(B2:B10, MATCH(“สินค้า A”, A2:A10, 0)) ค้นหาว่า “สินค้า A” อยู่แถวไหน แล้วดึงค่ามา

23. TEXT(value, format_text) — แปลงค่าให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ

ตัวอย่าง: =TEXT(TODAY(), “dd/mm/yyyy”) แปลงวันที่ปัจจุบันเป็นในแบบ วว/ดด/ปปปป

24. LEFT(text, num_chars) / RIGHT(text, num_chars) / MID(text, start_num, num_chars)

ไว้สำหรับถอดตัวอักษรของข้อมูลมาเป็นส่วนๆ เช่น ส่วนแรก ส่วนท้าย โดยระบุจำนวนตัวอักษรของช้อมูลที่ต้องการถอดออกมา

• LEFT(A1, 5) เอา 5 ตัวแรก
• RIGHT(A1, 3) เอา 3 ตัวท้าย
• MID(A1, 2, 4) เริ่มจากตัวที่ 2 แล้วดึงมา 4 ตัว

25. CONCAT(text1, text2,…) / TEXTJOIN(delimiter, ignore_empty, text1,…)

สูตร Excel สำหรับรวมข้อความ

• CONCAT(A1,B1,C1) รวมข้อความต่อกัน
• TEXTJOIN(“,”, TRUE, A1:C1) รวมข้อความโดยคั่นด้วย “,” และข้ามช่องว่าง

F. ฟังก์ชั่นสำหรับตรวจสอบและควบคุมข้อมูล

26. ISNUMBER(value) — ตรวจว่าเป็นตัวเลขหรือไม่

ถ้าเป็นตัวเลข จะได้ TRUE

27. ISBLANK(value) — ตรวจว่าช่องว่างหรือไม่

ถ้าเป็นช่องว่าง จะได้ TRUE

28. LEN(text) — นับจำนวนตัวอักษรในข้อความ

ช่วยเช็คความยาวของข้อมูล เช่น รหัสลูกค้า เป็นต้น

29. TRIM(text) — ลบช่องว่างส่วนเกินในข้อมูล

ตัดช่องว่างที่เกินมาในข้อมูล ทำให้ข้อมูลดูเรียบร้อยและง่ายในการนำไปใช้งาน

30. PROPER(text) / UPPER(text) / LOWER(text)

ใช้สำหรับปรับเคสตัวอักษรในข้อมูลแต่ละเซลล์

• PROPER(E1) เปลี่ยนตัวแรกของแต่ละคำเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
• UPPER(E1) เปลี่ยนทุกตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
• LOWER(E1) เปลี่ยนทุกตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์เล็ก

โปรแกรมที่มีประสิทธิภาพและใช้ง่าย

แม้ว่า Excel จะสามารถใช้คำนวณค่าต่างๆ ได้เป็นอย่างดี แต่ก็อาจใช้งานยุ่งยากและดูไม่เป็นระบบ ดังนั้นแล้วการเลือกใช้งานโปรแกรมทำบัญชี ที่มาพร้อมกับฟังก์ชั่นการคำนวณต่างๆ และเชื่อมกับระบบบัญชีอื่นๆ ก็สามารถทำให้ทำงานได้ง่าย รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หากท่านกำลังมองหาเครื่องมือที่สามารถใช้ง่านได้ โปรแกรมออกใบเสนอราคาและทำบัญชี ERPPOP นั้นถือว่าตอบโจทย์อย่างมาก เพราะตัวซอฟท์แวร์มาพร้อมกับฟังก์ชั่นการคำนวณที่หลากหลาย รวมไปถึงมีฟีเจอร์อื่นๆ เช่น ระบบการจัดการข้อมูล ระบบรายงานผล และอื่นๆ อีกมากมาย สนใจติดต่อเราวันนี้ โทร 0818390789 หรือคลิกที่ปุ่มด้านล่างเพื่อทดลองใช้งานฟรี