ใบสั่งซื้อ (PO) คืออะไร ต่างจากใบเสนอราคาอย่างไร
ใบสั่งซื้อ ภาษาอังกฤษเรียกว่า “purchase order” หรือ “PO” คือเอกสารที่ ผู้ซื้อจัดทำขึ้นเพื่อแสดงความต้องการซื้อสินค้า หรือบริการจากผู้ขายอย่างเป็นทางการ โดยใบนี้จะระบุรายละเอียดสินค้าที่ต้องการซื้อ เช่น จำนวน, ราคา, เงื่อนไขการชำระเงิน, วันที่จัดส่ง ฯลฯ
ความสำคัญ:
- เป็นหลักฐานการตกลงกันระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายก่อนเริ่มส่งของ
- ลดข้อผิดพลาดในการสั่งซื้อ เช่น สินค้าผิดรุ่น ผิดจำนวน
- ช่วยในการควบคุมงบประมาณภายในองค์กร
- ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงทางบัญชี ภาษี และการตรวจสอบภายหลัง
ใครเป็นคนออก และออกเมื่อไหร่
ผู้ซื้อ (เช่น บริษัท ห้างร้าน หรือองค์กร) เป็นผู้จัดทำเอกสาร และจะออกเอกสารนี้หลังจากได้รับใบเสนอราคาที่เห็นชอบจากผู้ขาย หรือเมื่อได้ข้อเสนอที่ตรงกับความต้องการ โดยใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังผู้ขายเพื่อยืนยันคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ
โดยทั่วไป ใบสั่งซื้อจะถูกออกเมื่อ:
- ต้องการสั่งสินค้าหรือบริการในปริมาณมากหรือซ้ำ ๆ
- มีการตกลงราคากับผู้ขายเรียบร้อยแล้ว
- ต้องการควบคุมการเบิกจ่าย และตรวจสอบการส่งมอบสินค้า
สิ่งที่ต้องระบุ
เพื่อให้ใบสั่งซื้อมีความถูกต้องตามหลักบัญชี และสามารถใช้ในงานภาษีหรือการชำระหนี้ได้จริง ควรมีข้อมูลต่อไปนี้:
- ชื่อผู้ซื้อ และ ผู้ขาย
- เลขที่เอกสาร (เพื่ออ้างอิงและตรวจสอบย้อนหลัง)
- วันที่ออก
- รายการสินค้า/บริการ ที่ต้องการ: ชื่อ, จำนวน, หน่วย, ราคาต่อหน่วย
- ราคารวมทั้งหมด
- เงื่อนไขการชำระเงิน
- ที่อยู่ในการจัดส่ง / เลขที่บัญชี (ถ้ามี)
- ลายเซ็นผู้มีอำนาจอนุมัติ
ตัวอย่าง
ต่างจากใบเสนอราคาอย่างไร
แม้ว่าใบสั่งซื้อและใบเสนอราคา (Quotation) จะเป็นเอกสารที่ใช้ในกระบวนการซื้อขายสินค้าและบริการ แต่ทั้งสองมีบทบาทและจุดประสงค์ที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน
ใบเสนอราคา เป็นเอกสารที่จัดทำโดยผู้ขาย เพื่อเสนอมูลค่าสินค้าหรือบริการให้แก่ผู้ซื้อพิจารณา โดยภายในเอกสารจะระบุรายละเอียดของสินค้า เช่น ราคา หน่วย จำนวน เงื่อนไขการชำระเงิน ระยะเวลาการส่งมอบ และเงื่อนไขอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยใบเสนอราคาไม่มีผลผูกพันทางกฎหมายโดยทันที ขึ้นอยู่กับว่าผู้ซื้อจะยอมรับหรือไม่
ในทางกลับกัน ใบสั่งซื้อ เป็นเอกสารที่จัดทำโดยผู้ซื้อ หลังจากได้รับใบเสนอราคาที่เห็นชอบและต้องการสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ เอกสารนี้จึงถือเป็นเอกสารยืนยันคำสั่งซื้อ มีผลในเชิงกฎหมายและสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในการทำบัญชี หรือใช้ในการอ้างอิงกับการส่งของและการวางบิลได้
สรุปความแตกต่าง:
- ผู้ขาย เป็นผู้ออกใบเสนอราคา ส่วน ผู้ซื้อ เป็นผู้ออกใบสั่งซื้อ
- ใบเสนอราคาใช้สำหรับเสนอเงื่อนไขการขายก่อนตกลงซื้อขาย ส่วนใบสั่งซื้อใช้ยืนยันการสั่งซื้อหลังเห็นชอบเงื่อนไขแล้ว
- ใบเสนอราคาไม่มีผลผูกพันทันที ส่วนใบสั่งซื้อมีผลผูกพันเมื่อผู้ขายยอมรับ
- ใบเสนอราคาเกิดขึ้นก่อนการสั่งซื้อจริง ส่วนใบสั่งซื้อเกิดขึ้นหลังผู้ซื้ออนุมัติให้ซื้อ
