สร้างใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด ที่สรรพากรยอมรับ

ใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด (Receipt) คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อ หลังจากที่ได้รับชำระเงินเรียบร้อยแล้ว เป็นหลักฐานทางการเงินที่บ่งบอกว่ามีการซื้อขายและรับชำระจริง โดยสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 แบบ ดังนี้:

แบบบางส่วน: ใช้ในกรณีที่มีการชำระเงินบางส่วนหรือการจ่ายเงินตามงวด เช่น การผ่อนชำระสินค้า
แบบเต็มรูปแบบ: ใช้เมื่อมีการรับเงินครบถ้วนตามยอดที่ตกลงกัน เช่น การชำระเงินเต็มจำนวนในการซื้อสินค้า

โดยบิลเงินสดนั้นสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานในการหักภาษีได้ แต่จะต้องมีข้อมูลครบถ้วนและอยู่ในเงื่อนไขที่สรรพากรกำหนดไว้ ดังนี้:

เป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการจริง (ตามมาตรา 65 ตรี (13))
มีการชำระเงินจริงและสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ (ตามมาตรา 65 ตรี(9))
มีหลักฐานประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสดที่ถูกต้อง (ตามมาตรา 65 ตรี(18))
หากยอดเกิน 30,000 บาท ต้องแนบใบกำกับภาษีเต็มรูป

ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

เพื่อให้ใบเสร็จหรือบิลเงินสดสามารถใช้เป็นหลักฐานภาษีได้ กรมสรรพากรกำหนดให้เอกสารต้องมีข้อมูลอย่างน้อยดังต่อไปนี้:

ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ (หากยอดเกิน 1,000 บาท แนะนำให้ใส่)
เลขที่ใบ และวันที่ออกเอกสาร
รายการสินค้า/บริการ พร้อมราคาต่อหน่วย และราคารวม
จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น
ลายเซ็นหรือชื่อของผู้มีอำนาจออก
ระบุว่าเป็นใบเสร็จรับเงินหรือบิลเงินสด เพื่อแยกจากใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อ
หากเป็นผู้ประกอบการ VAT – ต้องแยกราคาก่อนภาษี, ภาษีมูลค่าเพิ่ม และราคารวม

ตัวอย่างแบบฟอร์ม

แบบไหนที่ใช้ไม่ได้

ใบเสร็จหรือบิลที่สรรพากรไม่ยอมรับ มักเกิดจากปัญหาดังต่อไปนี้:

ไม่มีเลขที่ใบ หรือไม่ลงวันที่ชัดเจน
ขาดข้อมูลผู้ขาย (ชื่อ/ที่อยู่/เลขผู้เสียภาษี)
ไม่ระบุรายการสินค้า/บริการอย่างชัดเจน
ใช้กระดาษเปล่า ไม่มีหัวบริษัท หรือไม่มีลายเซ็น
เอกสารปลอม หรือไม่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาของผู้ขายได้

หมายเหตุ: ใบเสร็จเขียนมือนั้นสามารถนำใช้เป็นหลักฐานได้ แต่ต้องมีข้อมูลครบถ้วนตามเงื่อนไขที่กล่าวไว้ เช่น ต้องระบุชื่อผู้ขาย ที่อยู่ รายละเอียดสินค้า ราคาชัดเจน และมีลายเซ็น โดยเฉพาะถ้าจะนำไปหักภาษี บริษัทควรเก็บเอกสารให้เรียบร้อย เผื่อกรณีที่มีการตรวจสอบย้อนหลังจากสรรพากร

ออกบิลให้ดูน่าเชื่อถือ

ถึงแม้ว่าบิลเงินสดเขียนมือจะสามารถใช้หักรายจ่ายทางภาษีได้ แต่ก็อาจจะใช้เวลาในการเขียนและแก้ไขให้ถูกหลัก รวมไปถึงไม่มีความน่าเชื่อถือมากพอในบางกรณี ดังนั้นแล้วท่านสามารถออกใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องตามหลักได้แบบง่ายๆ ด้วยโปรแกรมออกใบเสร็จ ERPPOP ดังนี้:

เพิ่ม/บันทึก ข้อมูล ลูกค้า – ทำการเพิ่มหรือบันทึกข้อมูลลูกค้าได้โดยระบุชื่อบริษัทหรือบุคคล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมล ระบบจะจัดเก็บข้อมูลไว้เพื่อนำมาใช้งานซ้ำได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง ซึ่งตัวเลือกนี้จะทำหรือไม่ทำก็ได้
เลือกเพิ่มใบเแจ้งหนี้ พร้อมกรอกข้อมูลที่เหลือ – เมื่อพร้อมที่จะดำเนินการต่อ ให้เลือกเมนูสร้างใบแจ้งหนี้ (โดยใบเสร็จจะถูกสร้างหลังจากทำการออกใบแจ้งหนี้เสร็จ เพื่อไว้เป็นหลักฐานการชำระเงิน) หากมีการบันทึกข้อมูลลูกค้าไว้ ท่านสามารถที่จะเลือกลูกค้าจาก Drop Down แล้วระบบจะทำการกรอกข้อมูลให้เลยอัตโนมัติ มิฉะนั้นสามารถทำการกรอกข้อมูลได้แบบ Manual จากนั้นทำการกรอกข้อมูลสินค้า/บริการ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ
ทำการพิมพ์เพื่อออกบิลเงินสดหรือบันทึกไฟล์ – หลังจากตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมดแล้ว สามารถเลือกพิมพ์ใบแจ้งหนี้ออกมาเป็นเอกสารหรือบันทึกเป็นไฟล์ PDF เพื่อนำส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมลหรือช่องทางอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย และหลังจากยืนยันการชำระเงินจากลูกค้าแล้ว ท่านสามารถกลับมาที่หน้าเดิมนี้ได้ใน Dashboard แล้วเลือกพิมพ์ใบเสร็จออกมาจากเมนูเพื่อบันทึกการชำระเงินในระบบต่อไป