ใบส่งสินค้า/ใบส่งของ คืออะไร ต้องมีอะไรบ้าง
ใบส่งสินค้า (Delivery Note หรือ Goods Delivery Note) คือ เอกสารประกอบการส่งมอ[ที่ผู้ขายจัดทำขึ้นเพื่อแนบไปกับสินค้าเมื่อมีการจัดส่งให้แก่ลูกค้า เอกสารนี้ทำหน้าที่เป็นหลักฐานยืนยันการส่งมอบของในปริมาณและรายการตามที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้
ความสำคัญ:
- ใช้เป็นหลักฐานว่าได้มีการส่งสินค้าจริงตามรายการ
- ช่วยลดข้อโต้แย้งกรณีลูกค้าอ้างว่าของยังไม่ถึง หรือได้รับไม่ครบ
- เป็นเอกสารสำคัญในการตรวจสอบคลังสินค้า ทั้งฝ่ายผู้ขายและผู้ซื้อ
- สามารถแนบไปกับเอกสารภาษี เช่น ใบกำกับภาษี หรือใบแจ้งหนี้
ใครเป็นคนออก และออกเมื่อไหร่
ผู้ที่มีหน้าที่ออกใบส่งสินค้า คือ ผู้ขาย, ฝ่ายคลังสินค้า, หรือ ฝ่ายจัดส่งของบริษัท ซึ่งอาจเป็นบุคคลเดียวกับเจ้าหน้าที่ออกใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษี ขึ้นอยู่กับระบบงานของแต่ละองค์กรและจะถูกจัดทำขึ้นก่อนหรือในขณะที่มีการจัดส่งของไปยังลูกค้าเพื่อให้ลูกค้าใช้ตรวจสอบจำนวนและรายการสินค้าที่ได้รับและลงนามรับสินค้าเป็นหลักฐาน
สิ่งที่ต้องระบุ
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย – เพื่อระบุตัวตนของผู้จัดส่ง
- ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ – สำหรับการจัดส่งที่ถูกต้อง
- เลขที่ใบและวันที่ออกเอกสาร – เพื่อใช้อ้างอิงทางบัญชีและจัดส่ง
- รายการสินค้า – ระบุชื่อสินค้า, รหัส (ถ้ามี), จำนวน และหน่วยนับ
- หมายเหตุเพิ่มเติม (ถ้ามี) – เช่น เงื่อนไขพิเศษหรือการอ้างอิงใบสั่งซื้อ
- ชื่อและลายเซ็นของผู้ส่ง/ผู้รับ – ใช้ยืนยันการส่งและรับสินค้าเรียบร้อยแล้ว
- เลขที่ใบสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี) – เพื่อความสอดคล้องของเอกสารต่าง ๆ
ตัวอย่าง
ข้อจำกัดของเอกสาร
แม้ว่าใบส่งของจะเป็นเอกสารที่สำคัญในการยืนยันการจัดส่งสินค้า แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการที่ควรทราบ ดังนี้:
- ไม่ใช่เอกสารทางบัญชีหรือภาษีอย่างเป็นทางการ ไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานทางภาษี เช่น ใบกำกับภาษี หรือใช้หักภาษี ณ ที่จ่ายได้
- โดยทั่วไป จะไม่มีการระบุราคา เพื่อหลีกเลี่ยงการเปิดเผยข้อมูลทางการค้าแก่พนักงานจัดส่งหรือผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง
- ใช้เพียงยืนยันการส่งของ ไม่ใช่การชำระเงิน
- ไม่มีผลผูกพันทางกฎหมายในเรื่องการเรียกเก็บเงิน
- หากผู้รับเซ็นรับสินค้าโดยไม่ได้ตรวจสอบ อาจเกิดปัญหาในภายหลัง เช่น สินค้าขาด/เกิน หรือเสียหาย และทำให้เกิดข้อพิพาททางธุรกิจได้
โปรแกรมออก Delivery Bill ออนไลน์
หากท่านต้องการที่จะออกใบแจ้งส่งสินค้าที่มีรายละเอียดถูกต้องแบบง่ายๆ ออนไลน์ สามารถใช้บริการโปรแกรมทำใบส่งสินค้าของ ERPPOP ได้ ซึ่งตัวโปรแกรมมาพร้อมฟังก์ชันครบครันที่ช่วยลดข้อผิดพลาดในการคำนวณ และเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจของคุณ ไม่ว่าคุณจะเป็น ร้านค้าออนไลน์ บริษัทโลจิสติกส์ ธุรกิจค้าส่ง-ค้าปลีก หรือโรงงานผลิต
โดยสามารถสร้างเอกสารได้ง่ายๆ เพียง 3 ขั้นตอน ดังนี้:
- เพิ่ม/บันทึก ข้อมูล ลูกค้า: ทำการเพิ่มหรือบันทึกข้อมูลลูกค้าได้โดยระบุชื่อบริษัทหรือบุคคล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมล
- เลือกเพิ่มใบส่งสินค้า: เลือกเมนูสร้างใบส่งของ โดยหากมีการบันทึกข้อมูลลูกค้าไว้ ท่านสามารถที่จะเลือกลูกค้าจาก Drop Down แล้วระบบจะทำการกรอกข้อมูลให้เลยอัตโนมัติ
- ทำการพิมพ์เพื่อออกใบหรือบันทึกไฟล์: หลังจากตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมดแล้ว สามารถเลือกพิมพ์เอกสารออกมาเป็นเอกสารหรือบันทึกเป็นไฟล์ PDF เพื่อนำส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมลหรือช่องทางอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย
