เอกสารทางธุรกิจ ต่างกันอย่างไร

ในการทำธุรกิจนั้นมีเอกสารมากมายที่ต้องใช้งาน ซึ่งทำให้เกิดความสับสนได้ว่า ตัวไหนใช้สำหรับอะไร ใช้ตอนไหน และมีผลต่อภาษีหรือไม่ โดยในบทความนี้ เราจะมาดูข้อแตกต่างของแต่ละอย่างกัน โดยด้านล่างนี้เป็นตารางสรุปโดยย่อ:

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

คือใบที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการออกให้แก่ลูกค้า เพื่อแสดงราคาสินค้า/บริการ เงื่อนไขการชำระเงิน ระยะเวลาส่งมอบ และข้อกำหนดอื่น ๆ ก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจสั่งซื้อหรือว่าจ้างงาน

• หน้าที่หลัก: ใช้ตกลงราคาและเงื่อนไข เช่น จำนวน, ระยะเวลา, การจัดส่ง, การชำระเงิน โดย ไม่มีผลผูกพันทางบัญชีหรือภาษี
• ใช้เมื่อไหร่: ก่อนตกลงซื้อขาย เพื่อให้ลูกค้าพิจารณาเปรียบเทียบราคา
• หมายเหตุ: ไม่ใช่เอกสารทางบัญชี ไม่มีผลต่อภาษี และไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานทางรายรับรายจ่ายได้

2. ใบสั่งซื้อ (Purchase Order – PO)

คือใบที่ลูกค้าออกให้กับผู้ขายหรือผู้ให้บริการเพื่อยืนยันการสั่งซื้อสินค้า/บริการ โดยแสดงรายละเอียดสินค้า จำนวน ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และระยะเวลาส่งมอบ

• หน้าที่หลัก: แสดงความยินยอมในการซื้อสินค้า/บริการ ตามเงื่อนไขในใบเสนอราคา
• ใช้เมื่อไหร่: หลังจากตกลงราคาแล้ว เป็นหลักฐานคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ
• หมายเหตุ: แม้ไม่เกี่ยวกับภาษีโดยตรง แต่สามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในกรณีเกิดข้อพิพาทได้

3. ใบส่งของ / ใบส่งสินค้า (Delivery Order )

เป็นหลักฐานประกอบการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า ใช้ยืนยันว่ามีการส่งของตามรายการที่ตกลงไว้

• หน้าที่หลัก: ใช้ยืนยันว่าผู้ขายได้จัดส่งสินค้าจริง มีรายการและจำนวนตรงตามตกลง
• ใช้เมื่อไหร่: ขณะส่งมอบสินค้า ใช้เป็นหลักฐานประกอบกับใบแจ้งหนี้
• หมายเหตุ: ควรให้ลูกค้าเซ็นรับเพื่อเป็นหลักฐานว่าสินค้าได้ถูกส่งและได้รับเรียบร้อยแล้ว

4. ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

คือเอกสารที่ผู้ขายใช้เรียกเก็บเงินจากลูกค้า โดยแสดงรายการสินค้า/บริการ ราคา จำนวน รวมถึงเงื่อนไขการชำระเงิน

• หน้าที่หลัก: แจ้งจำนวนเงินที่ต้องชำระ, รายละเอียดสินค้า/บริการ, เงื่อนไขการจ่ายเงิน แต่ ยังไม่สามารถนำไปใช้หักภาษีได้
• ใช้เมื่อไหร่: เมื่อส่งงาน/สินค้าเสร็จ และต้องการขอรับเงิน
• หมายเหตุ: ไม่ถือเป็นเอกสารภาษีอย่างเป็นทางการ เว้นแต่ใช้ร่วมกับใบกำกับภาษี

5. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

เป็นเอกสารทางภาษีที่ใช้สำหรับการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า โดยผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เท่านั้น

• หน้าที่หลัก: ใช้เป็นหลักฐานเพื่อการหักภาษีซื้อของลูกค้า และบันทึกรายได้ภาษีขายของผู้ขาย
• ใช้เมื่อไหร่: กรณีเป็นผู้ประกอบการที่จด VAT ต้องออกใบกำกับภาษีพร้อมกับหรือหลังส่งมอบสินค้า/บริการ
• หมายเหตุ: ต้องมีรายละเอียดครบถ้วนตามที่กรมสรรพากรกำหนด เช่น ชื่อ-ที่อยู่ของทั้งสองฝ่าย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และแยกราคาก่อน/หลังภาษีอย่างชัดเจน

6. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

จะออกให้เมื่อลูกค้าชำระเงิน เป็นหลักฐานการรับเงินที่สามารถใช้อ้างอิงได้ทางบัญชี

• หน้าที่หลัก: เป็นหลักฐานยืนยันการรับเงิน และใช้ประกอบรายจ่ายทางภาษี (สำหรับผู้ซื้อ)
• ใช้เมื่อไหร่: เมื่อได้รับเงินจากลูกค้าแล้ว โดยเฉพาะในกรณีเงินสดหรือโอนเงินทันที
• หมายเหตุ: หากเป็นผู้ประกอบการ VAT สามารถรวมใบเสร็จรับเงินกับใบกำกับภาษีได้ (เรียกว่า “ใบกำกับภาษีพร้อมใบเสร็จรับเงิน”)

7. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (Withholding Tax Certificate)

เป็นสิ่งที่ลูกค้าออกให้แก่ผู้ให้บริการ เพื่อยืนยันว่ามีการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามกฎหมายไว้แล้ว เช่น 3% หรือ 5% ตามประเภทบริการ

• หน้าที่หลัก: ใช้เป็นหลักฐานยื่นภาษี เพื่อนำภาษีที่ถูกหักไปหักออกจากยอดภาษีที่ต้องชำระ
• ใช้เมื่อไหร่: เมื่อมีการจ่ายค่าจ้างที่ต้องหักภาษี เช่น ค่าบริการที่มีมูลค่าตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไป
• หมายเหตุ: มีความสำคัญมากในการใช้ยื่นลดหย่อนภาษีหรือเป็นรายรับสุทธิ ต้องออกให้ตรงกับชื่อผู้รับและระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีให้ครบถ้วน

โปรแกรมออกใบสำคัญทางธุรกิจ

หลังจากที่ทราบข้อแตกต่างของแต่ละเอกสารไปแล้ว หากท่านเป็นผู้ประกอบการ เจ้าของธุรกิจ หรือ ฟรีแลนซ์ ที่กำลังมอองหาวิธีทำใบทางธุรกิจต่างๆ อยู่ละก็ เราขอแนะนำโปรแกรมออกใบเสนอราคาและบัญชีออนไลน์ ERPPOP ซึ่งเป็นโปรแกรมออนไลน์ ใช้งานสะดวก มาพร้อมกับฟังก์ชั่นที่ครบครัน ไม่ว่าจะเป็น ระบบคำนวนต่างๆ การจัดการเอกสาร ระบบจัดการข้อมูล รวมไปถึงการรายงานผลต่างๆ ในหน้า Dashboard

สนใจติดต่อเราวันนี้ โทร 0818390789 หรือคลิกที่ปุ่มด้านล่างเพื่อทดลองใช้งานฟรี