ใบเสนอราคา คืออะไร ต้องมีอะไรบ้าง
ใบเสนอราคา หรือเรียกว่า Quotation ในภาษาอังกอังกฤษ คือ เอกสารทางธุรกิจที่ใช้ในการแจ้งราคาสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าหรือคู่ค้า โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า บริการ ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และระยะเวลาที่ใบเสนอราคานั้นมีผลบังคับใช้ (โดยส่วนใหญ่มีอายุ 30 วันหลังจากการออก)
ใบเสนอราคาเป็นสิ่งสำคัญเพราะช่วยสร้างความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างผู้ขายและลูกค้า ลดความสับสนในการทำธุรกรรม และช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ
ธุรกิจที่ต้องใช้เอกสารนี้มักเป็นธุรกิจที่ต้องมีการเสนอราคาล่วงหน้า เช่น ธุรกิจขายสินค้าแบบ B2B ธุรกิจบริการ ธุรกิจก่อสร้าง หรือแม้แต่ร้านค้าออนไลน์ที่ต้องการให้ลูกค้ารับทราบราคาก่อนตัดสินใจ
องค์ประกอบ
ใบเสนอราคาที่ดีควรมีข้อมูลที่ครบถ้วนและชัดเจน โดยองค์ประกอบหรือสิ่งที่ควรมีดังนี้:
- ข้อมูลของบริษัทผู้ขาย – ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล และโลโก้ (ถ้ามี)
- ข้อมูลของลูกค้า – ชื่อบริษัทหรือบุคคล ที่อยู่ เบอร์โทร และข้อมูลติดต่อ
- เลขที่ใบและวันที่ออกเอกสาร – เพื่อความเป็นระเบียบและสามารถอ้างอิงเอกสารได้ในภายหลัง
- รายละเอียดสินค้า/บริการ – รายการสินค้า จำนวน หน่วย ราคา และเงื่อนไขเพิ่มเติม
- ราคารวมและภาษี (ถ้ามี) – คำนวณราคาสุทธิ รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หากธุรกิจจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
- เงื่อนไขการชำระเงิน – เช่น เงินมัดจำ การโอนเงิน การชำระเป็นงวด หรือเงื่อนไขเครดิต
- เงื่อนไขการจัดส่ง/บริการ – ระยะเวลาการจัดส่ง การติดตั้ง หรือการให้บริการ
- วันหมดอายุของใบเสนอราคา – แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าใบเสนอราคามีอายุเท่าไหร่
ขั้นตอน
การออกใบเสนอราคานั้นสามารถทำได้ทั้งแบบ Manual ด้วยซอฟต์แวร์ต่างๆ เช่น Excel หรือในปัจจุบันสามารถออกได้ง่ายๆ ผ่านโปรแกรมออนไลน์ ซึ่งในปัจจุบันมีให้เลือกมากมาย เช่น โปรแกรมออกใบเสนอราคาของ ERPPOP
โดยมี 3 ขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้:
- เพิ่ม/บันทึก ข้อมูล ลูกค้า – ทำการเพิ่มหรือบันทึกข้อมูลลูกค้าได้โดยระบุชื่อบริษัทหรือบุคคล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมล ระบบจะจัดเก็บข้อมูลไว้เพื่อนำมาใช้งานซ้ำได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง ซึ่งตัวเลือกนี้จะทำหรือไม่ทำก็ได้
- เลือกเพิ่มใบเสนอราคา พร้อมกรอกข้อมูลที่เหลือ – เมื่อพร้อมที่จะดำเนินการต่อ ให้เลือกเมนูสร้างใบเสนอราคา โดยหากมีการบันทึกข้อมูลลูกค้าไว้ ท่านสามารถที่จะเลือกลูกค้าจาก Drop Down แล้วระบบจะทำการกรอกข้อมูลให้เลยอัตโนมัติ มิฉะนั้นสามารถทำการกรอกข้อมูลได้แบบ Manual จากนั้นทำการกรอกข้อมูลสินค้า/บริการ ราคาต่อหน่วย จำนวน ส่วนลด (ถ้ามี) และภาษี ระบบจะคำนวณยอดรวมให้อัตโนมัติ พร้อมทั้งสามารถกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินและวันหมดอายุของใบเสนอราคาได้
- ทำการพิมพ์เพื่อออกใบหรือบันทึกไฟล์ – หลังจากตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมดแล้ว สามารถเลือกพิมพ์ใบเสนอราคาออกมาเป็นเอกสารหรือบันทึกเป็นไฟล์ PDF เพื่อนำส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมลหรือช่องทางอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย
ตัวอย่างใบเสนอราคา
ขั้นตอนที่ต้องทำหลังอนุมัติหรือต้องการแก้ไข
หลังจากที่ลูกค้าได้รับใบเสนอราคาแล้ว อาจมีสองกรณีที่ต้องดำเนินการต่อไป
1. กรณีลูกค้าอนุมัติ
- ส่งเอกสารยืนยัน เช่น ใบสั่งซื้อ (Purchase Order – PO)
- ดำเนินการผลิต จัดเตรียมสินค้า หรือให้บริการตามข้อตกลง
- ออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) เพื่อให้ลูกค้าชำระเงิน
- ดำเนินการจัดส่งสินค้าและออกใบส่งของหรือใบกำกับภาษีตามความเหมาะสม
2. กรณีลูกค้าต้องการแก้ไข
- รับคำขอแก้ไขจากลูกค้า เช่น ปรับราคา เปลี่ยนจำนวน หรือเปลี่ยนเงื่อนไข หลังจากพิจารณา
- แก้ไขใบเสนอราคาและออกเอกสารฉบับใหม่ พร้อมระบุว่าเป็นเวอร์ชันล่าสุด
- แจ้งลูกค้าให้ตรวจสอบและอนุมัติใบเสนอราคาใหม่
